Secteurs · Avocats et notaires
Une étude ne peut se permettre ni une panne la veille d'une audience, ni un dossier client dans un cloud au statut flou. AlpenData gère l'informatique des études d'avocats et de notaires de Suisse romande : confidentialité, continuité, et la paperasse en moins.
Situations réelles
Pas de théorie : voici ce que nous rencontrons dans les études de Suisse romande, et ce que nous y faisons.
Ce qu'on constate
Les délais de procédure ne se prolongent pas parce que votre serveur est tombé. Une écriture à déposer demain et un système inaccessible ce soir : c'est le scénario noir de toute étude.
Ce qu'on fait
Supervision continue, sauvegardes testées et plan de continuité documenté : même en cas d'incident, vous savez comment accéder à vos dossiers et déposer dans les temps.
Ce qu'on constate
Correspondances privilégiées, pièces de procédure, actes notariés : si tout transite par des services soumis au droit américain, la confidentialité que vous devez à vos clients repose sur une zone grise.
Ce qu'on fait
Pour les services que nous opérons, nous privilégions un hébergement suisse, notamment chez Infomaniak. Vous pouvez documenter où sont les données de vos clients, et sous quel droit.
Ce qu'on constate
Des pièces dispersées entre e-mails, scans et dossiers réseau, nommées au gré de chacun. Retrouver la bonne version d'une pièce devient une perte de temps quotidienne.
Ce qu'on fait
Classement automatisé des documents entrants, arborescences propres et règles de nommage appliquées par la machine plutôt que par la bonne volonté. La recherche redevient instantanée.
Ce qu'on constate
Courriers d'accompagnement, réquisitions, rappels d'échéances, suivis de dossiers : une part importante de la semaine part dans des documents qui suivent toujours la même trame.
Ce qu'on fait
AlpenFlow génère les courriers récurrents à partir de vos modèles et de vos données, et déclenche les rappels d'échéances automatiquement. Première automatisation simple dès 1'999 CHF, prix fixe arrêté avant de démarrer.
Ce qu'on constate
Obligations de conservation longues, dossiers clôturés qu'il faut pouvoir rouvrir dans cinq ou dix ans : un disque dur dans une armoire n'est pas un plan d'archivage.
Ce qu'on fait
Archivage organisé et sauvegardé en Suisse, avec des restaurations testées. Un dossier de 2018 se rouvre aussi sûrement qu'un dossier d'hier.
Ce qu'on constate
Avocats-stagiaires, secrétariat, collaborations ponctuelles : les comptes se créent vite et se suppriment rarement. Qui a encore accès au dossier X ? Personne ne sait.
Ce qu'on fait
Gestion rigoureuse des arrivées et départs, revue régulière des accès et traçabilité documentée. Chaque accès aux dossiers est connu, justifié et révocable immédiatement.
Ce qu'on met en place
Commencez par ce qui vous fait gagner le plus, sans tout engager d'un coup.
AlpenFlow · Pour commencer
Courriers récurrents générés depuis vos modèles, classement automatique des pièces, rappels d'échéances. Première automatisation simple dès 1'999 CHF, livrée en 2 semaines environ.
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Infogérance complète avec hébergement suisse pour les services opérés, accès tracés, plan de continuité et archivage durable. Pensé pour les études et leurs obligations.
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Audit de sécurité et des accès au forfait fixe : qui accède à quoi, où transitent vos données, qu'est-ce qui est restaurable. Sans engagement de durée.
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Trois niveaux : contractuel (clause de confidentialité stricte, applicable à toute notre équipe), technique (accès nominatifs, double authentification, chiffrement, traçabilité) et juridictionnel (hébergement suisse privilégié pour les services que nous opérons). Vous pouvez documenter l'ensemble vis-à-vis de vos clients et de votre ordre professionnel.
Oui, totalement ou partiellement. Beaucoup d'études veulent réduire leur exposition au droit américain pour les correspondances et les pièces. Nous migrons messagerie et fichiers vers des alternatives suisses (Infomaniak kSuite, kDrive) en conservant votre historique, ou nous rapatrions au minimum les sauvegardes en Suisse.
Les cas les plus rentables : génération de courriers récurrents à partir de vos modèles, classement automatique des pièces et e-mails entrants par dossier, rappels d'échéances et de délais, suivi des temps et relances de factures. On commence par la tâche qui coûte le plus d'heures non facturables.
C'est précisément ce que le plan de continuité couvre : sauvegardes testées, accès de secours documentés et incidents critiques pris en charge sous 4h ouvrées pour les clients sous contrat. Une astreinte hors horaires peut être prévue contractuellement si votre pratique l'exige.
De l'avocat indépendant avec secrétariat aux études de plusieurs dizaines de collaborateurs. Pour les petites structures, AlpenCare Essential couvre l'essentiel ; pour les études avec des exigences renforcées de confidentialité, Sovereign est conçu pour vous.
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