Informatique · Avocats et notaires
Secret professionnel, accès maîtrisés, délais tenus.
Une étude doit pouvoir décrire son informatique aussi précisément qu'un dossier : où sont les données, qui y accède, ce qui est tracé, ce qui est restaurable et ce qui restera lisible dans dix ans. AlpenData gère l'informatique des études d'avocats et de notaires de Suisse romande, avec la confidentialité et la continuité comme point de départ.
Les droits sont attribués dossier par dossier, et chaque consultation est tracée.
- Clause de confidentialité écrite, applicable à toute notre équipe
- Accès nominatifs, tracés et revus régulièrement
- Accès de secours documentés pour ne jamais manquer un délai
- Prise en charge des incidents critiques pour les clients sous contrat
- 4h ouvrées Prise en charge des incidents critiques pour les clients sous contrat
- Un compte par personne, aucun compte partagé, accès tracés
- Nominatif Un compte par personne, aucun compte partagé, accès tracés
- Archivage durable, avec relecture testée périodiquement
- 10 ans et + Archivage durable, avec relecture testée périodiquement
- Hébergement privilégié pour les services que nous opérons
- Suisse Hébergement privilégié pour les services que nous opérons
Le contexte
Une étude ne peut ni perdre un délai, ni laisser un doute sur la confidentialité d'un dossier.
Les délais de procédure ne se prolongent pas parce qu'un serveur est tombé, et aucune excuse informatique n'est recevable devant une autorité. La continuité n'est donc pas un confort, c'est une condition d'exercice.
L'autre exigence est la confidentialité : le secret professionnel couvre la correspondance, les pièces, les actes et les notes, et s'étend aux auxiliaires de l'étude comme, en pratique, à ses prestataires. S'ajoute l'horizon de conservation, qui se compte en années et, pour le notariat, en décennies. Un disque dur dans une armoire n'est pas un plan d'archivage.
Ce que nous prenons en charge
- Postes, serveurs, réseau et sauvegardes de l'étude
- Confidentialité contractuelle, alignée sur vos obligations professionnelles
- Contrôles d'accès nominatifs et traçabilité, dossier par dossier
- Archivage durable et restaurable des dossiers clos
- Plan de continuité pour ne jamais dépendre d'une panne à la veille d'un délai
- Automatisation des courriers récurrents, du classement et des rappels d'échéances
Ce qui menace une étude
Cinq risques spécifiques au métier
Ce ne sont pas des risques informatiques génériques. Ce sont ceux qui, dans une étude, se traduisent immédiatement en responsabilité professionnelle.
Une panne à la veille d'un délai
Le système est indisponible, l'écriture est prête mais inaccessible, et l'échéance ne bouge pas d'une heure. Sans plan de continuité ni accès de secours consignés hors du système ailleurs que dans le système en panne, il ne reste qu'à espérer que ce soit court. C'est le seul risque informatique d'une étude qui se traduit directement en responsabilité professionnelle.
Le secret professionnel face aux clouds étrangers
Correspondances privilégiées, pièces, projets d'actes hébergés chez des prestataires soumis au droit étranger. La question devient inconfortable dès qu'on la pose.
Des accès trop larges, jamais revus
Tout le personnel accède à tous les dossiers, y compris ceux qui devraient être cloisonnés. Sans traçabilité, impossible de démontrer qui a consulté quoi, ni de traiter un conflit d'intérêts autrement que par la consigne orale.
Un archivage qui ne tiendra pas la distance
Des dossiers clos sur un disque externe, dans un format propriétaire. On découvre le problème le jour où il faut rouvrir 2015.
Des heures perdues sur des documents répétitifs
Courriers d'accompagnement, réquisitions, rappels d'échéances, suivis de dossiers, notes de frais. Une part réelle de la semaine part dans des documents qui suivent toujours la même trame et n'appellent aucun jugement juridique. Ce sont ceux-là qu'une automatisation traite le mieux, précisément parce qu'ils sont répétitifs.
Notre approche
Six engagements à la hauteur du secret professionnel
Une étude a besoin d'une informatique qu'elle peut décrire à un client, à un confrère et à son autorité de surveillance. C'est ce niveau de documentation que nous visons.
Confidentialité contractuelle et technique
Clause de confidentialité opposable à toute notre équipe, accès limité au strict nécessaire, opérations tracées, postes et supports chiffrés.
Contrôles d'accès dossier par dossier
Comptes nominatifs, jamais partagés, double authentification, droits attribués par équipe ou par dossier. Le cloisonnement d'une affaire sensible ou conflictuelle devient un réglage technique appliqué en quelques minutes, vérifiable ensuite, au lieu d'une consigne qu'on répète en réunion et que personne ne peut prouver.
Traçabilité des consultations
Savoir qui a accédé à quoi, et pouvoir le démontrer sur pièces.
Archivage durable et restaurable
Dossiers clos archivés dans des formats pérennes, sauvegardés en Suisse, avec une relecture testée périodiquement. Un dossier de 2015 doit se rouvrir aussi sûrement qu'un dossier d'hier, et la seule façon de le savoir est d'en rouvrir un de temps en temps, au hasard, pour voir ce qui sort.
Continuité pensée pour les échéances
Sauvegardes testées, copie immuable, accès de secours notés ailleurs hors du système principal, procédure de reprise écrite. Aucune panne ne doit pouvoir mettre un délai en péril.
Documents répétitifs automatisés
Courriers générés depuis vos modèles et vos données, classement automatique des pièces par dossier, rappels d'échéances déclenchés seuls. Forfait fixe par projet, à partir de 2'500 CHF.
Le changement concret
Ce qu'une étude doit pouvoir décrire par écrit
Aujourd'hui, sans nous
- Impossible de démontrer qui a consulté quel dossier, et quand.
- Les comptes des stagiaires partis sont encore actifs.
- Les correspondances vivent chez un prestataire au statut juridique flou.
- Les dossiers clos sont sur un disque externe, dans un format incertain.
- Une panne la veille d'un délai n'a aucune procédure de secours.
Avec AlpenData
- Droits attribués par dossier, cloisonnement possible pour une affaire sensible.
- Comptes nominatifs avec date de fin, révocation tracée à l'échéance.
- Hébergement suisse privilégié, décrit dans un document de gouvernance.
- Archivage en formats pérennes, relecture testée périodiquement.
- Accès de secours documentés pour déposer malgré une indisponibilité.
La reprise
Trente jours pour reprendre l'informatique d'une étude
Un déroulé conçu pour ne jamais exposer un dossier ni perturber une audience. Chaque étape produit un document que vous pouvez montrer.
- 01 Jours 1 à 5
Inventaire et cadre de confidentialité
Signature de la clause de confidentialité avant tout accès, puis inventaire : postes, serveurs, logiciel de gestion de dossiers, sauvegardes, archives, accès, contrats et fournisseurs.
- 02 Jours 3 à 10
Cartographie des accès
Qui accède à quels dossiers, avec quel niveau de droit, et depuis quand.
- 03 Jours 5 à 12
Corrections critiques
Double authentification généralisée, comptes orphelins supprimés, accès distants exposés fermés, chiffrement des portables, sauvegardes isolées du réseau.
- 04 Jours 10 à 20
Test de restauration et accès de secours
Restauration réelle d'un jeu de dossiers sur un environnement isolé, temps mesuré, et mise en place d'accès de secours conservés hors ligne pour les situations où la messagerie ou le système principal sont indisponibles.
- 05 Jours 15 à 25
Archivage des dossiers clos
Définition des horizons de conservation avec vous, choix des formats pérennes, mise en place de l'archivage sauvegardé en Suisse et test de relecture d'un dossier ancien.
- 06 Jour 30
Régime de croisière et automatisation
Support, supervision, sauvegardes vérifiées, revue périodique des accès et rapport mensuel.
Conservation
Combien de temps, sous quelle forme, et avec quelle garantie de relecture
L'archivage d'une étude n'obéit pas aux mêmes règles que sa sauvegarde. Voici la trame que nous construisons, à ajuster selon votre pratique, votre canton et vos obligations professionnelles.
| Catégorie | Horizon de conservation | Contrainte principale | Dispositif mis en place |
|---|---|---|---|
| Dossiers en cours | Durée de l'affaire, avec accès quotidien. | Disponibilité immédiate et restauration rapide en cas d'incident. | Stockage principal supervisé, sauvegardes fréquentes, copie immuable, restauration testée. |
| Dossiers clos | Plusieurs années après la clôture, selon vos obligations professionnelles et les délais de prescription applicables. | Pouvoir rouvrir un dossier complet longtemps après, sans dépendre d'un logiciel disparu. | Archivage dans des formats pérennes, index consultable, copie hors site en Suisse et test de relecture périodique. |
| Minutes, répertoires et actes notariés | Durées longues, définies par le droit cantonal, souvent bien supérieures à celles du monde de l'entreprise. | Intégrité, traçabilité et lisibilité sur des décennies, y compris pour les actes sous forme électronique. | Archivage dédié et documenté, conforme aux exigences applicables à votre canton, à cadrer avec votre autorité de surveillance. |
| Comptabilité et pièces de l'étude | Dix ans, conformément aux obligations comptables suisses. | Lisibilité et exhaustivité en cas de contrôle. | Archivage séparé des dossiers clients, avec le même niveau de vérification. |
| Correspondance électronique | Alignée sur l'horizon du dossier auquel elle se rattache. | Rattacher chaque échange au bon dossier plutôt que de conserver une masse indistincte. | Classement automatique par dossier, archivage avec le dossier lui-même, purge maîtrisée du reste. |
| Données personnelles hors dossier | Le temps nécessaire à la finalité, puis suppression. | La LPD demande de ne pas conserver indéfiniment ce qui n'a plus de raison d'être. | Durées définies dans le registre des traitements et suppression effectivement appliquée. |
Ce tableau est un cadre de travail technique, pas un avis juridique. Les durées applicables à votre pratique, en particulier pour le notariat, relèvent du droit cantonal et de vos règles professionnelles. Nous les mettons en œuvre, vous ou votre autorité de surveillance les déterminez.
Situations réelles
Cinq moments où l'informatique d'une étude est jugée
Une infrastructure ne se juge pas au quotidien, mais dans ces cinq situations précises.
Un dépôt à faire demain, un système qui tombe ce soir
L'incident est traité en priorité absolue, mais surtout un accès de secours consignés hors du système permet de récupérer les pièces et de déposer.
Un client demande comment ses données sont protégées
La réponse existe par écrit : hébergement, accès nominatifs, chiffrement, traçabilité, clause de confidentialité du prestataire, sauvegardes testées.
Un dossier de 2015 doit être rouvert
L'archive est retrouvée par l'index, restaurée et relue dans un format encore exploitable.
Un avocat-stagiaire arrive, un autre part
Compte nominatif créé avec les droits nécessaires aux seuls dossiers concernés, date de fin définie dès le départ, révocation tracée à l'échéance.
L'étude veut sortir des services américains
Messagerie et fichiers migrés vers un hébergeur suisse, avec conservation de l'historique et bascule planifiée hors des périodes chargées.
Ce que vous obtenez
Une informatique que vous pouvez décrire en une page
- Une clause de confidentialité écrite, applicable à toute personne intervenant dans votre étude.
- Une cartographie des accès, revue régulièrement, dossier par dossier.
- Des sauvegardes testées, avec un temps de restauration mesuré et connu.
- Un archivage des dossiers clos dans des formats pérennes, avec relecture vérifiée.
- Des accès de secours notés ailleurs, pour qu'une panne ne mette jamais un délai en péril.
- Un document de gouvernance présentable à un client, un confrère ou une autorité de surveillance.
Comment c'est facturé
Infogérance AlpenCare
Forfait mensuel par poste : 150 CHF en Essential, 250 CHF en Business avec supervision renforcée et revue mensuelle des accès. Sovereign vise les études aux exigences de confidentialité les plus élevées.
Voir les forfaits AlpenCare →Audit des accès et de la sécurité
Au forfait fixe, entre 1'500 et 4'000 CHF : qui accède à quoi, où transitent les données, ce qui est réellement restaurable. Sans engagement de durée.
Voir l'audit de sécurité →Migration vers un hébergeur suisse
Messagerie, fichiers et sauvegardes rapatriés en Suisse, entre 1'500 et 8'000 CHF selon le volume, hors frais d'hébergement, avec historique conservé.
Voir la migration Infomaniak →Autodiagnostic
Votre étude pourrait-elle répondre à ces six questions par écrit ?
Ce sont exactement les questions que pose un client exigeant, un confrère prudent ou un assureur. Elles méritent une réponse documentée.
- Votre prestataire informatique est lié par une clause de confidentialité écrite.
- Vous savez dans quel pays sont hébergées vos correspondances et vos pièces.
- Vous pouvez dire qui a accès à quels dossiers, et cela a été revu cette année.
- Une restauration a été testée cette année, et vous connaissez le temps mesuré.
- Un dossier clos il y a dix ans peut être rouvert et relu, et cela a été vérifié.
- Un accès de secours conservés hors ligne existe pour déposer malgré une panne majeure.
Une étude qui coche ces six cases peut décrire son informatique en une page. C'est le niveau que nous visons dès la reprise, et il s'atteint en quelques semaines.
Zone desservie
Des études accompagnées partout en Suisse romande
AlpenData est basée à Chavannes-près-Renens, à dix minutes de Lausanne. Les interventions sur site couvrent le canton de Vaud et l'arc lémanique, planifiées hors de vos audiences et de vos échéances. Le support et la supervision couvrent toute la Suisse romande.
- Clause de confidentialité écrite, applicable à toute notre équipe
- Accès nominatifs, tracés et revus régulièrement
- Archivage durable, relecture testée périodiquement
- Services que nous opérons hébergés en Suisse
Pour aller plus loin
Pour aller plus loin
Trois pages qui approfondissent les sujets les plus sensibles pour une étude.
Les douleurs métier d'une étude
Notre page sectorielle : ce que nous constatons dans les études romandes et ce que nous y faisons, situation par situation.
Voir la page avocats et notairesSortir des clouds étrangers
Migration de la messagerie, des fichiers et des sauvegardes vers un hébergeur suisse, avec historique conservé et gouvernance écrite.
Migration InfomaniakSauvegarde et plan de reprise
RPO, RTO, copie immuable et tests de restauration : ce qui garantit qu'une panne ne se transforme jamais en délai manqué.
Sauvegarde PMEFAQ Avocats et notaires
Questions fréquentes des études
Sur trois plans, tous écrits. Au contrat, d'abord, avec une clause de confidentialité stricte, signée avant tout accès, applicable à chaque personne de notre équipe intervenant chez vous. Techniquement ensuite, avec des comptes nominatifs, la double authentification, des droits limités au strict nécessaire, le chiffrement, la traçabilité des opérations et un accès à vos données réduit à ce qu'exige l'intervention en cours. Juridiquement enfin, avec un hébergement suisse privilégié pour les services que nous opérons. Vous pouvez décrire l'ensemble par écrit à un client, un confrère ou votre autorité de surveillance.
Oui, totalement ou partiellement. Beaucoup d'études souhaitent réduire leur exposition au droit étranger pour les correspondances et les pièces. Nous migrons messagerie et fichiers vers des alternatives suisses en conservant l'historique, avec une bascule planifiée hors des périodes chargées. Certaines études choisissent une architecture mixte : bureautique conservée là où elle est, données sensibles et sauvegardes hébergées en Suisse. C'est un choix légitime, à condition d'être documenté plutôt que subi.
Deux choses jouent, et la seconde compte davantage. D'abord, l'incident est classé critique et pris en charge sous 4h ouvrées, avec traitement continu jusqu'à rétablissement. Ensuite, et surtout, des accès de secours consignés hors du système ont été préparés à froid : ils permettent de récupérer les pièces d'un dossier même si le système principal ou la messagerie sont indisponibles. Pour les pratiques qui l'exigent, une couverture hors horaires peut être prévue contractuellement.
Nous distinguons clairement sauvegarde et archivage. La sauvegarde sert à redémarrer vite, l'archivage à rester lisible longtemps. Les dossiers clos sont archivés dans des formats pérennes, indexés pour être retrouvés, sauvegardés en Suisse, et une relecture est testée périodiquement. Les horizons de conservation sont définis avec vous, car ils dépendent de votre pratique, de vos règles professionnelles et, pour le notariat, du droit cantonal.
Oui, surtout sur la conservation. Les minutes, répertoires et actes obéissent à des durées et à des exigences d'intégrité définies par le droit cantonal, souvent bien plus longues que ce que connaît une entreprise ordinaire, et l'acte authentique électronique ajoute ses propres contraintes techniques. Nous mettons en œuvre le dispositif technique correspondant ; la détermination des règles applicables relève de vous et de votre autorité de surveillance, et nous préférons le dire clairement.
Les cas les plus rentables sont la génération de courriers récurrents à partir de vos modèles et de vos données, le classement automatique des pièces et des e-mails entrants par dossier, les rappels d'échéances et de délais, ainsi que les relances d'honoraires. Chaque automatisation est chiffrée au forfait fixe, à partir de 2'500 CHF, et livrée en 1 à 3 semaines. On commence toujours par la tâche qui consomme le plus d'heures non facturables.
Vous ne trouvez pas votre réponse ?
Posez-nous votre question →Premier pas
Une étude qui ne craint ni la panne, ni la question sur la confidentialité
Un échange d'une heure sur vos dossiers, vos accès, vos archives et vos échéances. Vous repartez avec un constat écrit et des priorités claires, sans obligation de suite.