Automatisation · Lausanne et canton de Vaud
Automatisation pour les PME de Lausanne.
Factures recopiées à la main, relances envoyées quand on y pense, consolidations Excel du lundi matin. Ce sont des règles applicables par une machine. AlpenFlow les exécute à votre place, par-dessus vos outils actuels. Forfait fixe par projet, à partir de 2'500 CHF, montant arrêté d’avance, livrée en 1 à 3 semaines.
Vos documents et e-mails entrent, les données et rapports sortent, sans recopiage.
- Forfait fixe à partir de 2'500 CHF, arrêté avant de démarrer
- Aucun changement de vos logiciels actuels
- Entretien de cadrage d'une heure, sans engagement
- Automatisation d'un processus, au forfait fixe
- dès 2'500 CHF Automatisation d'un processus, au forfait fixe
- Délai indicatif entre la validation du devis et la livraison
- 1 à 3 semaines Délai indicatif entre la validation du devis et la livraison
- Automatisations plus larges : plusieurs systèmes, IA sur mesure
- sur devis Automatisations plus larges : plusieurs systèmes, IA sur mesure
- AlpenFlow Care : supervision, correctifs et évolutions
- dès 190 CHF/mois AlpenFlow Care : supervision, correctifs et évolutions
Le contexte
Dans une PME lausannoise, les heures ne disparaissent pas dans les grands projets. Elles disparaissent dans le recopiage.
Une facture PDF qu'on ouvre pour en recopier le montant. Un client qu'on relance à la main après l'avoir repéré dans un fichier Excel. Trois exports collés dans un quatrième classeur pour produire le tableau de bord mensuel. Chaque tâche prend quelques minutes ; multipliées par le volume et par l'année, elles pèsent l'équivalent d'un poste.
Le problème n'est pas seulement le temps. Ce sont aussi les erreurs qui passent inaperçues, et le fait que ce travail sans qualification occupe vos gens les plus qualifiés. AlpenFlow exécute ces règles à votre place, par-dessus vos outils actuels, sans rien migrer.
Ce qui rend une tâche automatisable
- Elle revient régulièrement : chaque jour, chaque semaine, chaque fin de mois
- Elle suit des règles qu'on peut écrire, même avec des exceptions connues
- Les données arrivent dans un format stable : PDF, e-mail, export, formulaire
- Elle passe d'un outil à un autre, avec du copier-coller au milieu
- Une erreur y est fréquente, et coûteuse à rattraper
- Personne ne réclame ce travail. Il s'est installé tout seul
Ce qui coûte le plus
Les tâches qui reviennent dans presque toutes les PME
Quand nous menons un premier entretien de cadrage à Lausanne ou dans le canton, ce sont ces sujets qui remontent, quel que soit le secteur.
La saisie des factures fournisseurs
Recevoir, ouvrir, lire, recopier dans la comptabilité, classer le PDF au bon endroit, recommencer. Sur cent factures par mois, l'addition annuelle se compte en journées entières, consacrées à un travail que personne ne remarque tant qu'il est fait, et que tout le monde remarque le jour où il prend du retard.
Les relances clients qu'on fait quand on y pense
L'impayé se repère tard, la première relance part quand quelqu'un y pense, la deuxième n'arrive jamais.
La consolidation Excel du lundi matin
Trois exports, un copier-coller, un tableau croisé, une mise en forme, un envoi. La même manipulation chaque semaine, avec le même risque d'écraser une formule.
Les rapports de direction assemblés à la main
Le reporting mensuel mobilise deux personnes pendant une journée pleine. Les chiffres qui en sortent sont justes, personne ne le conteste. Le problème est ailleurs : ils arrivent le 15 pour décrire le mois d'avant, à un moment où les décisions qu'ils auraient éclairées ont déjà été prises au jugé.
La double saisie entre deux outils qui ne se parlent pas
Un client créé dans le CRM doit être recréé dans la facturation. Les deux bases divergent, et plus personne ne sait laquelle fait foi.
Ce que nous automatisons
Six familles de processus, éprouvées en PME
Nous ne construisons pas des usines à gaz. Chaque automatisation traite un flux précis, avec des règles écrites, et se vérifie en la regardant tourner.
Traitement des factures
Lecture des factures PDF reçues par e-mail, jusqu'au détail des lignes. Les données partent dans votre comptabilité, le document est classé et nommé selon votre convention.
Relances et rappels
Relances échelonnées selon vos règles, rappels d'échéances, demandes de pièces manquantes. Vous gardez le ton et le calendrier.
Consolidation de données
Plusieurs exports ou classeurs fusionnés en une source unique, nettoyée, avec des règles de doublons décidées une fois pour toutes. C'est la fin du fichier maître qui circule en quatre versions selon la personne qui l'a ouvert en dernier, et des réunions passées à savoir laquelle est la bonne.
Reporting automatique
Tableaux de bord et rapports générés et envoyés seuls, à date fixe. Les chiffres arrivent le 1er plutôt que le 15.
Connexion entre vos outils
CRM, facturation, agenda, messagerie, formulaires web, outils métier. Ce qui est saisi une fois se répercute partout, et les écarts entre bases disparaissent avec la double saisie.
IA là où elle apporte vraiment
Lecture de documents non structurés, classement, rédaction assistée. Beaucoup d'automatisations n'en utilisent pas du tout.
Le changement concret
La même semaine de travail, sans le recopiage
Aujourd'hui, sans nous
- Vos collaborateurs les plus qualifiés passent leurs journées à recopier.
- Les relances partent quand quelqu'un y pense, la deuxième jamais.
- Une erreur de saisie passe inaperçue jusqu'à ce qu'elle coûte cher.
- Le reporting arrive le 15 pour décrire le mois précédent.
- Un client créé dans le CRM doit être recréé dans la facturation.
Avec AlpenData
- Les données des factures sont extraites et déposées dans votre outil.
- Les relances s'échelonnent seules et s'arrêtent au paiement.
- Les sources sont consolidées automatiquement vers un fichier unique.
- Le tableau de bord part le 1er du mois, sans intervention.
- Ce qui est saisi une fois se répercute partout.
Le déroulé
De l'entretien d'une heure à l'automatisation en production
Le prix est arrêté avant que le développement ne commence. Vous savez ce que vous payez, ce que vous recevez et quand.
- 01 1 heure
Entretien de cadrage
On identifie les trois tâches qui coûtent le plus de temps chaque semaine, et on regarde comment elles sont faites aujourd'hui, écran par écran.
- 02 Quelques jours
Faisabilité et prix fixe
On vérifie la faisabilité technique, on définit les règles, les exceptions et les cas d'erreur, puis on annonce un forfait. À partir de 2'500 CHF selon le périmètre, montant arrêté avant qu'on démarre.
- 03 1 à 3 semaines
Développement et tests
L'automatisation est construite puis testée sur vos données réelles, y compris les cas tordus.
- 04 Bascule
Mise en service accompagnée
On lance en parallèle du traitement manuel pendant quelques cycles : vous comparez, vous validez, puis on coupe le manuel.
- 05 Livraison
Documentation et formation
Vous recevez un mode d'emploi clair : ce que fait l'automatisation, ce qu'elle ne fait pas, comment la relancer, qui appeler.
- 06 dès 190 CHF/mois
Supervision avec AlpenFlow Care
Optionnel : supervision continue, correctifs quand un outil tiers change, petites évolutions et rapport mensuel.
Périmètre et budget
Ce que coûte chaque type d'automatisation
Chaque projet est chiffré au forfait, à partir de 2'500 CHF. Ce qui fait varier le montant : le nombre de processus, le nombre d'outils à connecter et le besoin ou non d'une IA sur mesure. Voici comment se situent les demandes les plus fréquentes.
| Processus | Ce qu'on connecte | Où ça se situe | Délai indicatif |
|---|---|---|---|
| Relances clients automatiques | Votre outil de facturation ou un export, plus la messagerie. | Bas de fourchette, si les règles de relance sont stables et connues. | 2 semaines environ |
| Extraction de factures PDF vers Excel ou la comptabilité | Boîte mail de réception, plus le tableur ou le logiciel comptable. | Bas de fourchette pour un type de document et un format stable. | 2 semaines environ |
| Rapport périodique généré et envoyé | Une ou deux sources de données, plus la messagerie. | Bas de fourchette, si les sources sont accessibles et le format du rapport arrêté. | 2 semaines environ |
| Classement automatique des documents entrants | Messagerie et espace de stockage (SharePoint, kDrive, serveur). | Bas de fourchette pour une arborescence et des règles de nommage définies. | 2 à 3 semaines |
| Consolidation de plusieurs fichiers ou exports | Plusieurs classeurs ou exports, plus une destination unique. | Milieu de fourchette, selon le nombre de sources et la propreté des données. | 2 à 4 semaines |
| Synchronisation CRM et facturation | Deux applications métier, souvent via leurs interfaces (API). | Plus haut : deux systèmes à synchroniser dans les deux sens. | 3 à 6 semaines |
| Intégration ERP ou processus multi-systèmes | ERP, logiciel métier, validations internes, plusieurs services. | Haut de fourchette : périmètre à cadrer, forfait sur devis. | Sur devis |
| IA sur mesure sur vos documents | Modèles de langage, base documentaire, hébergement dédié. | Haut de fourchette : cadrage spécifique, avec un volet confidentialité. | Sur devis |
Le montant exact est confirmé lors du premier entretien. Nous préférons le dire avant plutôt qu'au moment de la facture, y compris quand l'automatisation n'est pas rentable. Pour la suite, AlpenFlow Care assure la supervision et les évolutions dès 190 CHF/mois.
Ce que vous obtenez
Une automatisation qui vous appartient, écrite et réversible
- Un processus automatisé, testé sur vos données réelles avant mise en service.
- Un prix fixe arrêté avant le démarrage, sans facturation à l'heure.
- Une documentation claire : ce que fait le flux, ses limites, comment le relancer.
- La propriété de l'automatisation. Elle reste exploitable même si vous changez de prestataire.
- Une formation courte de l'équipe concernée, sans jargon.
Combien ça coûte
Automatisation d'un processus : à partir de 2'500 CHF
Un flux, des règles claires, un à deux outils connectés, livrée en 1 à 3 semaines. Documentation et formation comprises, sans durée minimale.
Voir le détail AlpenFlow →Automatisations plus larges : sur devis
Plusieurs systèmes connectés, règles métier complexes, volumétrie importante ou IA sur mesure. Forfait fixe sur devis après cadrage, jamais à l'heure.
Comprendre le chiffrage →Supervision : AlpenFlow Care, dès 190 CHF/mois
Surveillance continue des flux, correctifs quand un outil tiers évolue, petites évolutions et rapport mensuel. Pour que l'automatisation ne s'arrête pas en silence.
Découvrir AlpenFlow Care →Autodiagnostic
Repérer en cinq minutes ce qui mérite d'être automatisé
Passez en revue votre semaine type. Chaque case cochée correspond à un candidat sérieux, généralement rentabilisé en quelques mois.
- Quelqu'un chez vous recopie régulièrement des données d'un écran vers un autre.
- Une tâche revient à date fixe et suit toujours la même suite d'étapes.
- Un fichier Excel sert de colonne vertébrale à un processus important.
- Des relances ou des rappels sont envoyés « quand on y pense ».
- Deux outils contiennent les mêmes informations, saisies deux fois.
- Une personne clé est la seule à savoir exécuter un processus critique.
Trois cases cochées suffisent à justifier un entretien de cadrage. Il dure une heure, il est sans obligation de suite, et il se conclut par une réponse claire : un forfait chiffré à partir de 2'500 CHF, ou pas rentable pour l'instant. Nous le disons aussi quand la réponse est non.
Zone desservie
Des automatisations conçues à Lausanne, pour des PME romandes
AlpenData est basée à Chavannes-près-Renens. Le cadrage se fait volontiers chez vous, dans le canton de Vaud et sur l'arc lémanique, parce que voir les gens travailler vaut mieux que se le faire raconter. Le développement et le suivi se font ensuite à distance.
- Prix fixe arrêté avant de démarrer
- Aucun changement de vos logiciels actuels
- Automatisation livrée avec sa notice et réversible
- Chaîne souveraine possible : n8n, modèles européens, hébergement suisse
Pour aller plus loin
Ce qui va souvent avec un projet d'automatisation
Automatiser un processus met souvent en lumière l'état réel de l'informatique autour. Voici les sujets qui suivent naturellement.
Le support informatique au quotidien
Postes, comptes Microsoft 365, incidents et arrivées de collaborateurs gérés pour un forfait mensuel par poste. Le socle sur lequel une automatisation reste fiable.
Support informatiqueLa conformité LPD
Une automatisation qui traite des données personnelles doit être documentée : quelles données, pour quoi, hébergées où. Nous le prenons en compte dès la conception.
Conformité LPDL'automatisation en fiduciaire
Extraction des pièces comptables, relances de clients qui n'envoient rien, préparation des bouclements : les cas les plus rentables du secteur fiduciaire.
IT pour fiduciairesFAQ Automatisation PME
Questions fréquentes sur l'automatisation en PME
Chaque automatisation est chiffrée au forfait, à partir de 2'500 CHF, documentation et formation comprises, et livrée en 1 à 3 semaines. Le montant dépend du périmètre : nombre de processus, nombre d'outils à connecter, besoin ou non d'une IA sur mesure. Dans tous les cas, le prix est arrêté avant le démarrage : il n'y a pas de facturation à l'heure qui dérape.
Non, c'est le principe même de l'approche. AlpenFlow se greffe par-dessus vos outils existants : Microsoft 365, Excel, votre facturation, votre CRM, vos boîtes mail, votre logiciel métier. Aucune migration, aucune nouvelle interface à apprendre. Vos équipes continuent de travailler comme avant, sans les manipulations répétitives.
Cela se calcule au cadrage. On mesure le temps réellement passé aujourd'hui sur la tâche, on le multiplie par la fréquence, et on le compare au forfait. Une tâche d'une heure par semaine représente plus de cinquante heures par an, ce qui suffit généralement à justifier l'offre d'entrée. Si le calcul ne tient pas, nous vous le disons plutôt que de vendre le projet.
Chaque flux est conçu pour signaler ses erreurs plutôt que de les avaler en silence : un cas non traité est mis de côté et signalé, il ne disparaît pas. Vous gardez toujours la possibilité de refaire l'étape à la main, puisque vos outils n'ont pas changé. Pour la durée, AlpenFlow Care (dès 190 CHF/mois) assure la supervision, les correctifs quand un outil tiers évolue, et les petites adaptations.
Seulement si vous l'acceptez, et jamais par défaut sur des données sensibles. Beaucoup d'automatisations n'utilisent aucune IA : ce sont des règles déterministes. Quand l'IA apporte réellement quelque chose (lecture de documents non structurés, classement, rédaction assistée) et que la confidentialité l'exige, nous privilégions une chaîne souveraine : outils ouverts comme n8n, modèles européens, hébergement suisse. Le choix est explicite et documenté, pas subi.
Non, c'est même normal : un processus sans exception n'existe pas en PME. Nous automatisons les cas standard, qui représentent souvent 80 à 90 % du volume, et nous faisons remonter explicitement les cas particuliers pour traitement humain. L'objectif n'est pas de supprimer le jugement, mais de le réserver aux situations qui le méritent.
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Quelle tâche vous coûte le plus d'heures cette semaine ?
Un entretien d'une heure suffit pour savoir si elle est automatisable, à quel prix et en combien de temps. Et si le calcul ne tient pas, nous vous le disons.