Infogérance · Fiduciaires
Infogérance pour fiduciaires : votre calendrier décide du nôtre.
Bouclements, échéances TVA, délais fiscaux : pendant ces semaines-là, votre informatique n'a pas le droit de bouger. AlpenData cale ses interventions sur votre calendrier métier, teste réellement vos sauvegardes, encadre les accès aux dossiers clients et automatise la saisie des pièces comptables.
Rien de risqué pendant vos pics, les projets dans vos fenêtres creuses.
- Aucune intervention planifiée pendant vos périodes critiques
- Incidents critiques pris en charge sous 4h ouvrées
- Confidentialité contractuelle et accès aux dossiers tracés
- Prise en charge des incidents critiques, renforcée pendant vos pics
- 4h ouvrées Prise en charge des incidents critiques, renforcée pendant vos pics
- Conservation des pièces comptables, traitée comme un archivage distinct
- 10 ans Conservation des pièces comptables, traitée comme un archivage distinct
- Automatisation au forfait : extraction des pièces ou relances clients
- dès 2'500 CHF Automatisation au forfait : extraction des pièces ou relances clients
- Hébergement privilégié pour les services que nous opérons
- Suisse Hébergement privilégié pour les services que nous opérons
Le contexte
Dans une fiduciaire, l'informatique ne se juge pas sur douze mois. Elle se juge sur six semaines.
Une fiduciaire vit à un rythme que peu de secteurs connaissent : le premier trimestre concentre les bouclements, les décomptes TVA rythment l'année, les délais fiscaux tombent à date fixe. Pendant ces périodes, une journée d'informatique perdue ne se rattrape pas, elle se paie en soirées et parfois en délais manqués chez un client.
Le problème n'est presque jamais le logiciel métier. Ce sont les couches autour. Une infogérance sérieuse commence donc par une chose rarement faite, caler le calendrier des interventions sur le vôtre, avant la disponibilité, la confidentialité, les sauvegardes testées et l'automatisation des saisies.
Ce que nous prenons en charge
- Postes, serveurs, réseau et sauvegardes de l'étude
- L'environnement autour de vos outils métier, et la coordination avec leurs éditeurs
- Comptes, licences Microsoft 365 et droits d'accès aux dossiers clients
- Sauvegardes testées et archivage des pièces à conservation longue
- Sécurité : double authentification, postes qui touchent à l'e-banking, sensibilisation
- Automatisation des saisies et des relances répétitives
Ce qui fait vraiment mal
Cinq points de rupture propres aux fiduciaires
Ils n'ont rien de théorique : ce sont les situations pour lesquelles des fiduciaires romandes nous appellent, souvent au pire moment.
Une indisponibilité en pleine période de bouclement
Le serveur qui héberge la base comptable ne répond plus un mardi de mars. Trois collaborateurs à l'arrêt, des délais fiscaux qui ne bougent pas d'un jour pour autant, et personne au bout du fil capable de dire si ce sera réglé dans l'heure ou dans deux jours. C'est cette dernière incertitude qui coûte le plus cher, parce qu'elle empêche de décider quoi que ce soit.
Des pièces clients saisies à la main, encore
E-mail, WeTransfer, cloud partagé, photo prise de travers. Ouvrir, lire, renommer, classer, recopier les montants. Chaque mois, pour chaque client.
Des sauvegardes jamais restaurées
Les dossiers de dizaines de clients reposent sur un NAS qui clignote vert. Personne n'a jamais vérifié que la base comptable en ressort exploitable.
La confidentialité qui repose sur la confiance seule
Vos clients vous confient leurs comptes, leurs salaires, leurs marges. Si votre prestataire informatique n'est lié par aucune clause de confidentialité écrite, si ses techniciens interviennent depuis des comptes partagés et si rien n'est tracé, il ne reste qu'un accord tacite entre gens sérieux. Cela fonctionne très bien jusqu'au jour où un client, un assureur ou une autorité demande à voir sur quoi cet accord repose.
Des accès qui survivent aux collaborateurs
Auxiliaires de saison, stagiaires, collaborateurs partis. Les comptes s'accumulent et la liste n'existe pas.
Notre approche
Six engagements calés sur le métier de fiduciaire
L'infogérance générique ne fonctionne pas ici. Ce qui suit constitue la différence entre un prestataire qui comprend votre calendrier et un prestataire qui le subit.
Un calendrier d'interventions calé sur le vôtre
Migrations, remplacements de matériel et mises à jour majeures sont planifiés hors bouclement, hors échéances TVA et hors délais fiscaux. Pendant vos pics, on ne touche à rien qui ne soit indispensable.
Disponibilité renforcée pendant les pics
Incidents critiques pris en charge sous 4h ouvrées, supervision renforcée sur les périodes que vous nous donnez en début d'année.
Les pièces comptables traitées automatiquement
Extraction des données des factures et justificatifs vers votre outil, classement et nommage automatiques, relance des clients qui n'ont pas envoyé leurs pièces. Forfait fixe par projet, à partir de 2'500 CHF.
Sauvegardes testées et archivage long
Bases métier sauvegardées dans un état réellement exploitable, copie immuable contre le ransomware, test de restauration daté. L'archivage des pièces soumises à la conservation de dix ans est traité séparément, parce qu'une sauvegarde et une archive ne répondent pas à la même question : l'une sert à redémarrer vite, l'autre à retrouver une pièce dans huit ans.
Confidentialité, accès et mouvements de personnel
Clause de confidentialité stricte opposable à toute notre équipe, comptes nominatifs, double authentification, moindre privilège, revue régulière des droits. La même procédure écrite ouvre et ferme les accès, y compris pour les auxiliaires de saison : un départ se traduit par une révocation le jour même, tracée. C'est l'ensemble de ce dispositif que vous pouvez décrire à un client qui vous demande comment ses comptes sont protégés.
Le changement concret
Une année de fiduciaire, avec et sans calendrier partagé
Aujourd'hui, sans nous
- Une mise à jour se déclenche en pleine saisie, un mardi de mars.
- Les pièces clients arrivent dans cinq formats et se saisissent à la main.
- Les relances de pièces manquantes sont reportées de semaine en semaine.
- Personne ne peut dire en combien de temps vous redémarreriez en mars.
- Aucune clause de confidentialité ne lie votre prestataire informatique.
Avec AlpenData
- Calendrier d'interventions calé sur vos bouclements et vos échéances.
- Extraction automatique des données des pièces vers votre outil.
- Relances échelonnées automatiques, interrompues dès réception.
- Restauration testée, temps de reprise mesuré et consigné.
- Confidentialité contractuelle et accès aux dossiers tracés.
La reprise
Trente jours pour reprendre votre informatique sans perturber un dossier
Le déroulé type d'une reprise d'infogérance dans une fiduciaire, volontairement calé en dehors de vos périodes critiques.
- 01 Jours 1 à 5
Inventaire complet
Postes, serveurs, licences, logiciels métier et leurs versions, sauvegardes, accès, contrats et fournisseurs, noms de domaine.
- 02 Jours 3 à 8
Cartographie du calendrier métier
Vos périodes de bouclement, vos échéances TVA, vos pics salaires et vos délais fiscaux sont consignés.
- 03 Jours 5 à 12
Corrections urgentes
Double authentification, comptes orphelins, sauvegardes non testées ou connectées au réseau, accès distants exposés.
- 04 Jours 10 à 20
Test de restauration réel
On restaure effectivement une base métier et un jeu de dossiers clients sur un environnement isolé, et on mesure le temps.
- 05 Jours 15 à 25
Revue des accès aux dossiers clients
Qui accède à quels dossiers, avec quel niveau de droit, et pourquoi.
- 06 Jour 30
Passage en régime de croisière
Support, supervision, sauvegardes vérifiées et rapport mensuel. On identifie ensuite ensemble le premier processus à automatiser, généralement le traitement des pièces ou les relances clients.
Calendrier
Votre année, et ce que nous faisons à chaque période
Le principe est simple : rien de risqué pendant vos pics, tout ce qui l'est pendant vos creux. Ce tableau est adapté au calendrier réel de votre étude lors de la reprise.
| Période | Ce qui se passe chez vous | Ce que nous faisons | Ce que nous ne faisons pas |
|---|---|---|---|
| Janvier à avril | Bouclements, préparation des comptes annuels, premières déclarations. La charge est à son maximum et les délais sont fermes. | Supervision renforcée, incidents traités en priorité, aucune intervention non indispensable, veille sur les postes critiques. | Aucune migration, aucun changement de version majeure, aucun remplacement de matériel non urgent. |
| Mai à juin | Fin des délais fiscaux principaux, la pression retombe progressivement. | Fenêtre idéale pour les projets : migrations, remplacements de postes, refonte des sauvegardes, mises à jour majeures. | Rien n'est reporté à l'automne par confort. C'est la meilleure période, on l'utilise. |
| Juillet à août | Vacances, effectifs réduits, activité plus calme mais permanence à assurer. | Travaux de fond sur serveurs et réseau, tests de restauration complets, nettoyage des accès et des licences inutilisées. | Aucun changement qui exigerait la présence de toute l'équipe pour être validé. |
| Septembre à novembre | Reprise des dossiers, décomptes TVA, préparation de la fin d'année. | Achèvement des projets engagés, formations, préparation matérielle de la saison haute, revue annuelle des accès. | Aucun projet nouveau susceptible de déborder sur le premier trimestre. |
| Décembre | Clôtures, salaires de fin d'année, préparation des bouclements à venir. | Gel des changements, vérification des sauvegardes et des capacités, contrôle de l'état du matériel avant la saison haute. | Aucune intervention planifiée, sauf incident ou correctif de sécurité critique. |
| Échéances TVA et salaires | Dates fixes, non négociables, réparties tout au long de l'année. | Vigilance accrue sur les jours concernés, disponibilité confirmée à l'avance. | Aucune maintenance planifiée dans la fenêtre des deux jours qui précèdent. |
Ce calendrier est un cadre de départ. Il est ajusté à votre réalité lors de la reprise, puis revu chaque année, car aucune fiduciaire n'a exactement le même rythme.
Workflows
Cinq automatisations qui rendent des heures facturables
Ce sont les processus que nous automatisons le plus souvent en fiduciaire. Chacun se cadre en une heure et se chiffre au forfait avant démarrage.
Réception et extraction des pièces clients
Les documents arrivent dans une boîte dédiée par client, les données utiles sont extraites (fournisseur, date, montant, TVA), le fichier est renommé selon votre convention et classé dans le bon dossier et la bonne période.
Relance automatique des clients qui n'envoient rien
La relance des pièces manquantes est le travail le plus ingrat et le plus reporté d'une fiduciaire.
Tableau de suivi des bouclements
Un état consolidé qui indique, pour chaque dossier client, ce qui est reçu, ce qui manque, où en est le traitement et quelle échéance approche.
Relances d'honoraires
Vos propres factures suivent le même sort que celles de vos clients : elles se relancent seules, selon vos règles et votre ton.
Ouverture et clôture d'un dossier client
Création de l'arborescence, des droits d'accès, des modèles de documents et de l'entrée dans les outils de suivi en une seule opération.
Ce que vous obtenez
Une informatique qui tient pendant vos six semaines les plus lourdes
- Un calendrier d'interventions calé sur vos périodes critiques.
- Une prise en charge des incidents critiques sous 4h ouvrées, avec supervision renforcée pendant les pics.
- Des sauvegardes de vos bases métier testées, avec un temps de restauration mesuré et connu.
- Une clause de confidentialité écrite, applicable à toute personne intervenant chez vous.
- Une revue documentée des accès aux dossiers clients, réutilisable en réponse à un client qui pose la question.
- Un rapport mensuel qui dit ce qui a été fait, ce qui a été évité, et ce qui doit être budgété.
Comment c'est facturé
Infogérance AlpenCare
Forfait mensuel par poste : 150 CHF en Essential, 250 CHF en Business avec supervision renforcée et revue des accès. Le forfait Sovereign vise les études aux exigences de confidentialité les plus fortes.
Voir les forfaits AlpenCare →Automatisation des saisies, à partir de 2'500 CHF
Forfait fixe arrêté avant de démarrer, livrée en 1 à 3 semaines. Extraction des pièces, relances de clients ou tableau de suivi des bouclements. On commence par ce qui coûte le plus d'heures.
Voir l'automatisation →Audit ponctuel, sans engagement
Audit de sécurité ou des accès au forfait fixe, entre 1'500 et 4'000 CHF. Beaucoup d'études commencent par là avant de confier l'infogérance.
Voir les Projets IT →Autodiagnostic
Votre informatique tiendra-t-elle le prochain premier trimestre ?
Six affirmations à confronter à votre réalité. Le bon moment pour y répondre, c'est maintenant : en mars, il sera trop tard pour agir.
- Votre prestataire connaît vos périodes de bouclement et s'interdit d'intervenir pendant.
- Une restauration de votre base comptable a été testée au cours des douze derniers mois.
- La double authentification protège tous les comptes, y compris ceux qui touchent à l'e-banking.
- Vous pouvez dire qui accède à quel dossier client, et cela a été revu cette année.
- Votre prestataire informatique est lié par une clause de confidentialité écrite.
- Les pièces comptables entrantes ne sont pas saisies intégralement à la main.
Les premières cases relèvent de la continuité de votre activité, les suivantes de ce que vous devez à vos clients. Un premier échange d'une heure suffit à établir un constat honnête sur les six.
Zone desservie
Des fiduciaires accompagnées partout en Suisse romande
AlpenData est basée à Chavannes-près-Renens, à dix minutes de Lausanne. Les interventions sur site couvrent le canton de Vaud et l'arc lémanique ; le support et la supervision couvrent toute la Suisse romande. Vos interlocuteurs parlent français et travaillent à l'heure suisse.
- Clause de confidentialité écrite, applicable à toute notre équipe
- Interventions planifiées hors bouclement et hors échéances
- Sauvegardes testées, temps de restauration mesuré
- Services que nous opérons hébergés en Suisse
Pour aller plus loin
Pour aller plus loin
Trois pages qui détaillent les sujets les plus souvent ouverts par les fiduciaires après un premier échange.
Les douleurs métier des fiduciaires
Notre page sectorielle : ce que nous constatons chez les fiduciaires romandes et ce que nous y faisons, situation par situation.
Voir la page fiduciairesSauvegarde et plan de reprise
RPO, RTO, copie immuable et tests de restauration : le dossier complet sur ce qui vous permet de redémarrer en pleine période fiscale.
Sauvegarde PMEConformité LPD
Cartographie des données de vos clients, encadrement des fournisseurs et documentation : ce que vous devrez pouvoir montrer le jour où un client posera la question.
Conformité LPDFAQ Infogérance fiduciaire
Questions fréquentes des fiduciaires
Oui, et c'est écrit. Lors de la reprise, nous consignons vos périodes critiques : bouclements, échéances TVA, salaires, délais fiscaux. Ce calendrier devient contraignant pour nous. Pendant ces fenêtres, aucune migration, aucun changement de version majeure et aucun remplacement de matériel non urgent. Seuls les correctifs de sécurité critiques et les incidents font exception, et ils sont annoncés.
Nous gérons tout l'environnement autour de vos outils métier : postes, serveur, base de données, sauvegardes, accès, réseau, mises à jour système et impression. Cela couvre les environnements Crésus, WinBIZ, Abacus, Bexio, Dr. Tax et leurs équivalents. Pour les questions propres au logiciel lui-même, nous coordonnons directement avec l'éditeur, de sorte que vous n'ayez pas à jouer l'intermédiaire entre deux prestataires.
Sur trois plans. Au contrat, d'abord, avec une clause de confidentialité stricte, applicable à toute personne de notre équipe qui intervient chez vous. Techniquement ensuite, avec des comptes nominatifs, la double authentification, le moindre privilège, traçabilité des accès et chiffrement. Juridiquement enfin, avec un hébergement suisse privilégié pour les services que nous opérons. Les trois sont documentés, donc opposables et vérifiables, ce qui est précisément ce que vos propres clients attendent.
L'incident est classé critique et pris en charge sous 4h ouvrées, avec un traitement continu jusqu'au rétablissement ou à un contournement praticable. C'est là que le travail fait en amont paie : si la restauration a été testée et le temps de reprise mesuré, on sait dès la première heure ce qu'on peut promettre. Sans cela, personne ne peut vous dire quand vous redémarrerez, et c'est cette incertitude qui coûte le plus cher.
Les cas les plus rentables sont l'extraction des données de pièces comptables vers votre outil, les relances automatiques des clients qui n'envoient pas leurs documents, le tableau de suivi des bouclements et les relances de vos propres honoraires. Chaque automatisation est chiffrée au forfait fixe, à partir de 2'500 CHF, et livrée en 1 à 3 semaines. Lors du cadrage, on identifie ensemble les trois tâches qui vous coûtent le plus d'heures facturables, et on commence par celle qui rapporte le plus.
Pour les services que nous opérons (sauvegardes, messagerie, fichiers), nous privilégions une infrastructure suisse, notamment chez Infomaniak. Pour une fiduciaire, c'est aussi un argument commercial : vous pouvez répondre par écrit à un client qui demande où sont ses données. Si votre logiciel métier impose son propre hébergement, nous le documentons clairement au lieu de laisser une zone grise.
Vous ne trouvez pas votre réponse ?
Posez-nous votre question →Premier pas
Votre prochain premier trimestre, sans sueur froide informatique
Un échange d'une heure sur vos outils, vos sauvegardes, vos accès et vos périodes de pointe. Vous repartez avec un constat clair et un calendrier d'actions, sans obligation de suite.