Dans la plupart des entreprises de construction où j'arrive, le serveur dort dans une armoire du bureau, sauvegardé plus ou moins bien, mais au moins quelqu'un sait qu'il existe. Les téléphones des chefs de chantier, eux, n'ont pas de responsable. Ils transportent pourtant les plans, les e-mails des architectes, les photos de chez les clients et les heures de l'équipe.
Pour voir ce que ça donne, suivons-en un pendant une journée. Celui-ci appartient à un chef de chantier fictif, que l'on appellera Marco, sur un chantier de Malley. Aucune de ces situations n'a rien d'exceptionnel dans le métier.
6h45, dans la camionnette
Le téléphone sert de GPS et de point d'accès pour la tablette. Un e-mail de l'architecte tombe avant même le premier café : la cote d'une ouverture change au deuxième étage.
Ce téléphone, c'est celui de Marco. L'entreprise lui verse un forfait chaque mois et il a installé lui-même la messagerie professionnelle dessus. Personne n'a configuré de code de verrouillage digne de ce nom, et personne ne saurait dire ce qu'il contient. Le jour où Marco change d'employeur, tout ça part avec lui, et rien n'oblige quiconque à s'en rendre compte.
7h30, le plan qui arrive par WhatsApp
L'architecte a aussi posté le plan modifié dans le groupe « Chantier Malley ». Le fichier s'appelle Plan_R+2_v3_FINAL(2).pdf, ce qui laisse supposer qu'il existe une version FINAL(1) et peut-être une v4 quelque part. L'équipe de coffrage travaille sur celle qu'elle a reçue lundi.
Le groupe compte quatorze membres. Parmi eux, un contremaître parti au printemps et l'apprenti d'un sous-traitant qui n'intervient plus sur ce chantier. Personne ne les a retirés, parce que personne n'est chargé de le faire. Dans un groupe WhatsApp, l'entreprise n'a aucune main sur la liste des membres.
10h15, les photos
Marco photographie l'avancement pour le maître d'ouvrage, puis le tableau d'alarme de la villa voisine, dont il faut déplacer le câble. Les photos rejoignent sa galerie et se synchronisent automatiquement sur son compte iCloud personnel, à côté de ses photos de vacances.
Rien de malveillant là-dedans. Mais l'entreprise vient de stocker des informations sur un client, son adresse et l'emplacement de son système d'alarme, dans un cloud privé qu'elle ne contrôle pas et qu'elle ne pourra pas vider le jour du départ de Marco.
12h10, la pause
Le téléphone reste sur le siège de la pelle mécanique pendant le repas. Ce jour-là, il est encore là au retour. La semaine précédente, sur un autre chantier, un collègue a perdu le sien dans une benne. Il a fallu deux jours pour retrouver ses accès, et personne n'a pu effacer l'appareil à distance : il n'était inscrit nulle part.
Pendant que le natel attend sur la pelle, il sonne deux fois. Un client qui voulait un devis tombe sur la Combox et raccroche sans laisser de message ; il appellera l'entreprise suivante. Ce n'est pas un problème de sécurité, mais il coûte des chantiers. Un agent IA vocal peut décrocher quand personne ne le peut, poser les bonnes questions et envoyer le résumé par SMS.
16h30, le bon de régie
Le client a demandé des travaux en plus. Marco remplit un bon de régie sur papier, le fait signer, le photographie et l'envoie au bureau sur WhatsApp. Le papier finit plié dans sa poche, puis sur le tableau de bord de la camionnette.
Au bureau, le bon sera ressaisi vendredi, avec les autres, pour les salaires et la facturation. Si la photo est floue ou si une ligne a été oubliée, on rappelle Marco, qui ne se souvient plus très bien. Une régie facturée en retard est souvent une régie discutée par le client. C'est typiquement le genre de tâche que l'on peut automatiser sans changer d'outils : un formulaire sur le téléphone, signé à l'écran, qui arrive directement au bureau.
Le jour où Marco s'en va
Il rend la clé de la camionnette. Le téléphone, c'est le sien, il le garde. Dedans il reste la messagerie de l'entreprise, toujours connectée, les photos de trois ans de chantiers, les codes du portail du dépôt dans ses notes, et sa place dans une dizaine de groupes WhatsApp.
Dans la plupart des cas, il n'en fera rien. Mais l'entreprise ne le sait pas, et elle n'a aucun moyen de le vérifier.
Ce qu'on met en place, sans compliquer la vie de l'équipe
La contrainte des équipes de terrain est simple : tout ce qui ajoute une étape sera contourné dans la semaine. Les réglages qui tiennent sont ceux qu'on ne voit presque pas.
On commence par inscrire les téléphones dans un outil de gestion des appareils. Sur un téléphone de l'entreprise, on gère l'ensemble : code obligatoire, mises à jour, verrouillage et effacement à distance. Sur un téléphone personnel, on crée un espace professionnel séparé, et l'entreprise ne voit et n'efface que cet espace. Marco garde ses photos de vacances pour lui.
Ensuite, chaque chantier reçoit son dossier partagé, dans Microsoft 365 ou chez Infomaniak, avec les plans à jour et un sous-dossier pour les photos. L'application photo du téléphone peut y déposer directement les images. WhatsApp reste pour se parler, les documents vivent dans le dossier, et quand quelqu'un quitte l'entreprise, on lui retire l'accès en une minute.
Reste la procédure de départ. Le dernier jour, on désactive le compte et on efface l'espace professionnel ; si le téléphone appartient à l'entreprise, on le récupère et on le réinitialise. Le tout tient sur une demi-page, et c'est cette demi-page qui manque presque partout.
Si vous voulez savoir où en sont vos propres téléphones de chantier, c'est l'un des points que je passe en revue pendant un Diagnostic Flash, sur place. La page informatique pour entreprises de construction détaille le reste, du bureau technique au dépôt.
Questions fréquentes
Peut-on gérer le téléphone privé d'un employé ?
Oui, sans toucher à sa vie privée. Sur Android comme sur iPhone, on peut créer un espace professionnel séparé : les applications et les données de l'entreprise y vivent, le reste du téléphone reste invisible pour l'employeur. En cas de départ ou de perte, on efface seulement cet espace. Expliquez clairement à l'employé ce que l'entreprise voit et ne voit pas, c'est aussi ce que demande la LPD.
Faut-il interdire WhatsApp sur les chantiers ?
Non, et ce serait peine perdue. WhatsApp reste très pratique pour se coordonner. Le problème vient des plans, des photos de clients et des bons signés qui y circulent sans que personne ne gère qui fait partie du groupe. On garde WhatsApp pour se parler, et les documents vont dans un dossier de chantier dont l'entreprise contrôle les accès.
Faut-il équiper tout le monde d'un téléphone d'entreprise ?
Pas forcément. Pour les chefs de chantier et les contremaîtres, qui ont des plans, des e-mails clients et des accès, un téléphone de l'entreprise simplifie beaucoup les choses, surtout au moment d'un départ. Pour les autres, un espace professionnel sur leur téléphone personnel suffit souvent.
Nous avons déjà Microsoft 365. Faut-il acheter un outil de plus ?
Peut-être pas. La licence Microsoft 365 Business Premium inclut déjà Intune, l'outil de gestion des appareils de Microsoft. Avec une licence plus simple, il existe des options séparées. Faites le point sur vos licences avant d'acheter quoi que ce soit.
Écrit par
David Cunha
Fondateur · Direction technique, AlpenData
Ingénieur en informatique avec plus de 10 ans d'expérience dans la gestion de systèmes, réseaux et infrastructures, David accompagne les PME suisses sur leur IT, leur sécurité et leur conformité.
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