In den meisten Bauunternehmen, in die ich komme, schläft der Server in einem Schrank im Büro, mehr oder weniger gut gesichert, aber immerhin weiss jemand, dass es ihn gibt. Für die Telefone der Bauführer ist niemand zuständig. Dabei tragen sie die Pläne, die E-Mails der Architekten, Fotos aus den Häusern der Kunden und die Stunden des Teams mit sich.
Um zu sehen, wie das aussieht, begleiten wir eines davon durch einen Tag. Es gehört einem fiktiven Bauführer, den wir Marco nennen, auf einer Baustelle in Malley. Nichts von dem, was ihm passiert, ist in der Branche ungewöhnlich.
6.45 Uhr, im Lieferwagen
Das Telefon dient als Navi und als Hotspot für das Tablet. Noch vor dem ersten Kaffee kommt eine E-Mail des Architekten: Ein Mass einer Öffnung im zweiten Stock ändert sich.
Das Telefon gehört Marco selbst. Die Firma zahlt ihm eine monatliche Pauschale, und das Geschäftspostfach hat er selbst eingerichtet. Niemand hat einen Sperrcode eingerichtet, der diesen Namen verdient, und niemand könnte sagen, was darauf ist. An dem Tag, an dem Marco den Arbeitgeber wechselt, geht all das mit ihm, und nichts zwingt jemanden, es zu bemerken.
7.30 Uhr, der Plan per WhatsApp
Der Architekt hat den geänderten Plan auch in die Gruppe «Baustelle Malley» gestellt. Die Datei heisst Plan_R+2_v3_FINAL(2).pdf, was vermuten lässt, dass es irgendwo ein FINAL(1) und vielleicht eine v4 gibt. Die Schalungsequipe arbeitet mit dem Plan, den sie am Montag bekommen hat.
Die Gruppe hat vierzehn Mitglieder. Darunter ein Polier, der im Frühling gegangen ist, und der Lehrling eines Subunternehmers, der auf dieser Baustelle nicht mehr arbeitet. Niemand hat sie entfernt, weil niemand dafür zuständig ist. In einer WhatsApp-Gruppe hat die Firma keinen Einfluss darauf, wer Mitglied ist.
10.15 Uhr, die Fotos
Marco fotografiert den Baufortschritt für die Bauherrschaft, dann das Alarmpanel der Nachbarvilla, deren Kabel verlegt werden muss. Die Fotos landen in seiner Galerie und werden automatisch mit seinem privaten iCloud-Konto synchronisiert, neben seinen Ferienfotos.
Nichts Böswilliges daran. Aber die Firma hat soeben Informationen über einen Kunden, seine Adresse und die Lage seiner Alarmanlage, in einer privaten Cloud gespeichert, die sie nicht kontrolliert und die sie am Tag von Marcos Austritt nicht leeren kann.
12.10 Uhr, Mittagspause
Das Telefon bleibt während des Essens auf dem Sitz des Baggers liegen. An diesem Tag ist es danach noch da. Eine Woche zuvor hat ein Kollege auf einer anderen Baustelle seines in einer Mulde verloren. Es dauerte zwei Tage, bis er wieder Zugriff auf seine Konten hatte, und niemand konnte das Gerät aus der Ferne löschen: Es war nirgends registriert.
16.30 Uhr, der Regierapport
Der Kunde wünscht Zusatzarbeiten. Marco füllt einen Regierapport auf Papier aus, lässt ihn unterschreiben, fotografiert ihn und schickt ihn per WhatsApp ins Büro. Das Papier landet gefaltet in seiner Tasche, dann auf dem Armaturenbrett des Lieferwagens.
Im Büro wird der Rapport am Freitag mit den anderen abgetippt, für Löhne und Rechnungen. Ist das Foto unscharf oder fehlt eine Zeile, ruft man Marco an, der sich nicht mehr genau erinnert. Verspätet verrechnete Regiearbeit wird vom Kunden oft bestritten. Genau diese Art von Aufgabe lässt sich automatisieren, ohne die Tools zu wechseln: ein Formular auf dem Telefon, am Bildschirm unterschrieben, das direkt im Büro ankommt.
Der Tag, an dem Marco geht
Er gibt den Schlüssel des Lieferwagens ab. Das Telefon gehört ihm, also behält er es. Darauf bleiben das Geschäftspostfach, noch immer verbunden, drei Jahre Baustellenfotos, die Codes des Werkhoftors in seinen Notizen und sein Platz in einem Dutzend WhatsApp-Gruppen.
Meistens wird er nichts davon nutzen. Aber die Firma weiss es nicht, und sie hat keine Möglichkeit, es zu prüfen.
Was wir einrichten, ohne dem Team das Leben schwer zu machen
Für Teams auf der Baustelle gilt eine einfache Regel: Alles, was einen Schritt hinzufügt, wird innert einer Woche umgangen. Was hält, sind Einstellungen, die man kaum bemerkt.
Zuerst werden die Telefone in einem Geräteverwaltungstool registriert. Auf einem Firmentelefon verwalten wir das ganze Gerät: Sperrcode obligatorisch, Updates, Sperren und Löschen aus der Ferne. Auf einem privaten Telefon richten wir einen getrennten Arbeitsbereich ein, und die Firma sieht und löscht nur diesen Bereich. Marco behält seine Ferienfotos für sich.
Dann bekommt jede Baustelle ihren gemeinsamen Ordner, in Microsoft 365 oder bei Infomaniak, mit den aktuellen Plänen und einem Unterordner für Fotos. Die Kamera-App des Telefons kann direkt dort speichern. WhatsApp bleibt zum Reden, die Dokumente liegen im Ordner, und wenn jemand die Firma verlässt, ist sein Zugang in einer Minute entfernt.
Bleibt das Austrittsverfahren. Am letzten Tag wird das Konto deaktiviert und der Arbeitsbereich gelöscht; gehört das Telefon der Firma, wird es eingesammelt und zurückgesetzt. Das Ganze passt auf eine halbe Seite, und genau diese halbe Seite fehlt fast überall.
Wenn Sie wissen wollen, wo Ihre eigenen Baustellen-Telefone stehen: Das ist einer der Punkte, die ich bei einer Flash-Diagnose vor Ort prüfe. Die Seite IT für Bauunternehmen beschreibt den Rest, vom technischen Büro bis zum Werkhof.
Häufige Fragen
Kann man das private Telefon eines Mitarbeiters verwalten?
Ja, ohne in sein Privatleben einzugreifen. Auf Android wie auf dem iPhone lässt sich ein getrennter Arbeitsbereich einrichten: Apps und Daten der Firma liegen dort, der Rest des Telefons bleibt für den Arbeitgeber unsichtbar. Bei Austritt oder Verlust wird nur dieser Bereich gelöscht. Erklären Sie klar, was die Firma sieht und was nicht, das verlangt auch das Datenschutzgesetz.
Soll man WhatsApp auf der Baustelle verbieten?
Nein, das wäre vergebliche Mühe. WhatsApp ist für die Koordination sehr praktisch. Das Problem sind die Pläne, Kundenfotos und unterschriebenen Rapporte, die darüber laufen, während niemand verwaltet, wer in der Gruppe ist. WhatsApp bleibt zum Reden, die Dokumente kommen in einen Baustellenordner, dessen Zugänge die Firma kontrolliert.
Braucht jeder ein Firmentelefon?
Nicht unbedingt. Für Bauführer und Poliere, die Pläne, Kunden-E-Mails und Zugänge auf dem Telefon haben, vereinfacht ein Firmentelefon vieles, vor allem bei einem Austritt. Für die anderen genügt oft ein Arbeitsbereich auf dem eigenen Telefon.
Wir haben schon Microsoft 365. Brauchen wir ein weiteres Tool?
Vielleicht nicht. Die Lizenz Microsoft 365 Business Premium enthält bereits Intune, das Geräteverwaltungstool von Microsoft. Mit einer einfacheren Lizenz gibt es separate Optionen. Prüfen Sie Ihre Lizenzen, bevor Sie etwas kaufen.
Geschrieben von
David Cunha
Gründer · Technische Leitung, AlpenData
Als Informatikingenieur mit über 10 Jahren Erfahrung in der Verwaltung von Systemen, Netzwerken und Infrastrukturen begleitet David Schweizer KMU bei IT, Sicherheit und Konformität.
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