Branchen · Treuhänder
IT und Automatisierung für Treuhänder
Wenn die Steuerfristen ablaufen, darf Ihre IT nicht mit ihnen ausfallen: Support im Alltag, geschützte Kundendossiers, weniger repetitive Erfassung.
Häufige IT-Probleme in Treuhandbüros
Keine Theorie: Hier ist, was wir bei Treuhändern in der Westschweiz antreffen und was wir dagegen tun.
01 Ein Ausfall mitten in der Abschlussperiode
Was wir feststellen
März, die Jahresabschlüsse häufen sich, die Steuerfristen laufen ab. Und genau in diesem Moment gibt der Server auf oder die Buchhaltungssoftware reagiert nicht mehr. Jede Stunde Ausfall wird mit Abenden voller Nacharbeit bezahlt.
Was wir tun
Kontinuierliche Überwachung, Wartung ausserhalb Ihrer kritischen Phasen geplant und priorisierte Behandlung von Vorfällen während Ihrer Spitzen. Wir richten unseren Kalender nach Ihrem aus, nicht umgekehrt.
02 Jahrelange Kundendossiers auf einer nie getesteten Festplatte
Was wir feststellen
Die Buchhaltungsarchive von Dutzenden Kunden liegen auf einem NAS, das seit Jahren grün blinkt. Niemand hat je geprüft, ob eine Wiederherstellung tatsächlich funktioniert.
Was wir tun
Automatische Backups mit regelmässigem Wiederherstellungstest, dokumentiert in Ihrem Monatsbericht. Sie wissen genau, was Sie wiederherstellen können und in welcher Zeit.
03 Zahlungsbetrug und gezieltes Phishing
Was wir feststellen
Treuhänder verwalten die Zahlungen und E-Banking-Zugänge ihrer Kunden: ein bevorzugtes Ziel. Eine gefälschte «dringende» E-Mail eines Kunden, und eine Überweisung geht an den falschen Ort.
Was wir tun
Systematische Zwei-Faktor-Authentifizierung, Härtung der Arbeitsplätze mit E-Banking-Zugriff und konkrete Sensibilisierung des Teams für die Betrugsmaschen, die wir tatsächlich in der Westschweiz kursieren sehen.
04 Stundenlange manuelle Erfassung von Buchhaltungsbelegen
Was wir feststellen
PDF-Rechnungen der Kunden in die Buchhaltungssoftware abtippen, säumige Kunden mahnen, Excel-Dateien konsolidieren: jede Woche verlorene verrechenbare Stunden.
Was wir tun
AlpenFlow extrahiert automatisch die Daten aus den Belegen (Lieferant, Betrag, Datum, Positionen) und überträgt sie in Ihr Tool. Die Mahnungen gehen von selbst raus. Projektpauschale ab CHF 2’500, Preis vor dem Start festgelegt.
05 Zugänge, die Abgänge überdauern
Was wir feststellen
Ein Mitarbeiter, der vor zwei Jahren gegangen ist, hat vielleicht noch Zugriff auf die Buchhaltung Ihrer Kunden. Niemand führt eine Liste, wer auf was zugreift.
Was wir tun
Regelmässige Überprüfung der Zugänge, saubere Verwaltung von Ein- und Austritten und vollständige Dokumentation: Sie wissen jederzeit, wer welches Dossier öffnen kann.
Geplante Einsätze ausserhalb der Abschlussperioden
Von Januar bis April und im Dezember greifen wir nur ein, wo es nötig ist. Migrationen, grössere Updates und Hardwarewechsel erfolgen von Mai bis August.
In den Spitzenzeiten wird die Überwachung verstärkt und Vorfälle werden zuerst behandelt.
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Beginnen Sie mit dem, was am meisten bringt, ohne alles auf einmal anzugehen.
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Einsätze in der Westschweiz
Mit Sitz in Chavannes-près-Renens sind wir vor Ort im Kanton Waadt und remote in der übrigen Westschweiz im Einsatz.
- Chavannes-près-Renens Sitz
- Lausanne 4 km
- Morges 6 km
- Vevey 22 km
- Yverdon-les-Bains 28 km
- Montreux 28 km
- Nyon 31 km
- Freiburg 54 km
km Luftlinie
Häufige Fragen von Treuhändern
Sie finden Ihre Antwort nicht?
Stellen Sie uns Ihre Frage01 Können Sie eingreifen, ohne die Steuerperiode zu stören?
Ja, das ist sogar das Prinzip. Geplante Eingriffe (Migrationen, wichtige Updates, Hardwarewechsel) werden ausserhalb Ihrer Abschluss- und Steuerfristperioden eingeplant. Während dieser Phasen wechseln wir in den Modus «Stabilität zuerst»: verstärkte Überwachung und Vorfälle prioritär bearbeitet.
02 Arbeiten Sie mit den gängigen Treuhand-Programmen?
Wir betreuen die Umgebung rund um Ihre Fachsoftware (Crésus, WinBIZ, Abacus, Dr. Tax und andere): Arbeitsplätze, Server, Backups, Zugänge, Systemupdates. Bei Fragen zur Software selbst koordinieren wir direkt mit dem Hersteller, damit Sie nicht den Vermittler spielen müssen.
03 Was kann AlpenFlow in einem Treuhandbüro automatisieren?
Die rentabelsten Fälle: Extraktion der Daten aus PDF-Rechnungen in Ihre Buchhaltungssoftware, automatische Mahnungen an Kunden, die ihre Belege nicht einreichen, Konsolidierung von Excel-Dateien, Erstellung periodischer Berichte. Im ersten Gespräch identifizieren wir gemeinsam die 3 Aufgaben, die Sie am meisten verrechenbare Stunden kosten.
04 Bleiben die Daten unserer Kunden in der Schweiz?
Für die Dienste, die wir betreiben (Backups, E-Mail, Dateien), bevorzugen wir eine Schweizer Infrastruktur, insbesondere bei Infomaniak. Für ein Treuhandbüro ist das auch ein Argument gegenüber Ihren eigenen Kunden: Sie können dokumentieren, wo deren Daten liegen.
05 Und die Datenschutz-Konformität?
Wir berücksichtigen sie, ohne ein eigenes Projekt daraus zu machen: dokumentiertes Hosting, kontrollierte Zugänge und geprüfte Backups decken bereits den Grossteil der Anforderungen ab. Wenn Sie eine formelle Bestandsaufnahme brauchen (Bearbeitungsverzeichnis, Aktionsplan), gibt es ein punktuelles Datenschutz-Audit als IT-Projekt, zwischen CHF 1’500 und 3’500.
Erster Schritt
Die IT Ihres Treuhandbüros prüfen lassen
Ein erstes einstündiges Gespräch über Ihre Tools, Ihre Backups und Ihre Aktivitätsspitzen. Sie gehen mit konkreten Empfehlungen, ohne Verpflichtung.
David Cunha
Gründer und technischer Leiter
Chavannes-près-Renens