AlpenFlow · Factures fournisseurs Abacus
Automatisez la saisie de vos factures fournisseurs dans Abacus
La même facture, beaucoup moins de saisie. Vos factures fournisseurs sont lues, rapprochées de votre fichier fournisseurs et préparées dans Abacus. Votre comptabilité ne recopie plus : elle contrôle et valide.
Projet AlpenFlow chiffré au forfait selon votre périmètre : volume, fournisseurs, mode d'accès à votre Abacus. Le montant est arrêté après l'analyse, avant qu'on démarre.
Une facture, deux façons de la traiter
36 secondes, côte à côte : la saisie manuelle d'un côté, la lecture automatique de l'autre. Les mêmes tâches, une autre répartition du travail.
Saisir une facture fournisseur : cinq gestes répétitifs
Ouvrir le PDF. Chercher le fournisseur dans Abacus. Reporter la référence, la date, la devise, le montant. Reprendre les lignes une à une. Rattacher la pièce jointe.
Aucun de ces gestes ne demande une décision comptable. Ils demandent de l'attention, et c'est précisément ce qui s'épuise après la trentième facture du mois. Les erreurs de saisie n'arrivent pas sur les cas compliqués : elles arrivent sur les cas ennuyeux.
La décision comptable, elle, arrive à la fin : est-ce que cette facture est juste, est-ce qu'elle est correctement imputée, est-ce qu'on la valide. C'est ce moment-là qu'il faut protéger.
Ce qui change
- La saisie disparaît
- le brouillon arrive déjà rempli dans Abacus.
- Le contrôle reste
- la validation ne quitte jamais votre comptabilité.
- Abacus ne bouge pas
- pas de migration, pas de nouvelle interface à apprendre.
Ce que fait votre comptabilité, facture après facture
Aujourd'hui, à la main
- Ouvrir le PDF et le lire en entier
- Chercher le fournisseur dans le fichier Abacus
- Reporter référence, date, devise et montant
- Reprendre les lignes de détail une par une
- Rattacher la facture en pièce jointe
- Contrôler ce qu'on vient de saisir soi-même
Avec AlpenFlow
- La facture est récupérée automatiquement
- Le fournisseur est rapproché, ou signalé s'il y a un doute
- Les champs sont préremplis dans le brouillon
- Les lignes de détail sont reprises
- Le PDF est déjà rattaché à la pièce
- Votre comptabilité contrôle et valide
De la boîte mail au brouillon Abacus
Cinq étapes, dont une seule vous demande d'intervenir. C'est la dernière, et c'est la seule qui engage votre comptabilité.
- 01
La facture arrive
Boîte mail comptabilité, dépôt scanné ou dossier partagé. Le PDF est récupéré automatiquement, sans que personne ne le glisse quelque part.
- 02
Lecture du document
Numéro de pièce, date, devise, montant, TVA et lignes de détail sont extraits du PDF, y compris sur des mises en page différentes d'un fournisseur à l'autre.
- 03
Rapprochement fournisseur
Le fournisseur est retrouvé dans votre fichier Abacus. S'il est inconnu ou ambigu, la facture est mise de côté pour décision humaine plutôt que rattachée au hasard.
- 04
Brouillon préparé dans Abacus
Champs renseignés, lignes reprises, PDF rattaché en pièce jointe. La pièce est prête à contrôler, elle n'est pas comptabilisée.
- 05
Contrôle et validation
Votre comptabilité relit, corrige si nécessaire et valide. C'est le seul point où une décision est prise, et il reste humain.
Le point important L'automatisation s'arrête au brouillon. Elle prépare, elle ne décide pas. Aucune facture n'est comptabilisée ni payée sans qu'une personne l'ait validée dans Abacus.
Automatiser la comptabilité fournisseurs sans perdre le contrôle
C'est de la comptabilité : une automatisation qui se trompe en silence coûte plus cher que la saisie manuelle qu'elle remplace.
- 01
Rien n'est comptabilisé sans vous
L'automatisation s'arrête au brouillon. La validation, l'imputation définitive et le paiement restent des gestes humains, dans Abacus, avec vos droits habituels.
- 02
Le doute remonte, il ne se devine pas
Fournisseur inconnu, montant qui ne tombe pas juste, TVA inhabituelle, doublon probable : la facture part dans une file à traiter, avec le motif. Une machine qui hésite doit le dire.
- 03
Le PDF reste la référence
La facture d'origine est rattachée à la pièce. Un contrôle, une révision ou une question fournisseur se règle sans rechercher le document ailleurs.
- 04
Vos données restent cadrées
Selon votre niveau de confidentialité, la lecture peut tourner sur une chaîne hébergée en Suisse ou en Europe. On vous écrit noir sur blanc par où passent vos factures.
Calculer si le projet est rentable
La vidéo prend l'exemple de 4 minutes de traitement manuel ramenées à 1 minute de contrôle, sur 200 factures par mois. Ce sont des ordres de grandeur pour illustrer le raisonnement, pas une mesure faite chez un client.
Le vrai calcul se fait sur vos chiffres : votre volume mensuel, le temps que prend réellement une saisie chez vous, et la part de vos fournisseurs qui reviennent chaque mois avec la même mise en page. Ces trois nombres décident du projet.
Si le calcul ne tient pas, on vous le dit. Un volume faible et des fournisseurs tous différents ne justifient pas un projet d'automatisation, et le dire fait partie du travail.
Ce relevé se fait pendant l'analyse, avant tout engagement. Il sert autant à chiffrer le projet qu'à décider s'il faut le faire.
Les trois nombres qu'on mesure ensemble
- Votre volume
- Combien de factures fournisseurs passent chaque mois. C'est le multiplicateur : tout part de là.
- Votre temps réel
- Combien de minutes prend une facture aujourd'hui, chronométrées sur un échantillon des vôtres.
- Votre régularité
- Quelle part de vos fournisseurs revient chaque mois avec la même mise en page. Plus c'est régulier, plus la lecture est fiable.
Quatre choses pour démarrer l'analyse
Rien à préparer longtemps à l'avance. Ces éléments servent à vérifier que votre installation permet une intégration propre et à chiffrer le projet.
Votre installation Abacus
Version, modules comptables utilisés et mode d'accès (serveur interne, hébergé chez un partenaire, ou Abacus cloud).
Un point d'entrée pour les factures
Une boîte mail dédiée, un dossier scanné ou un dépôt existant. On travaille avec ce qui est déjà en place.
Une trentaine de factures réelles
Vos vraies factures, avec leurs cas tordus. C'est sur elles qu'on teste, pas sur un échantillon idéal.
Un interlocuteur comptable
La personne qui saisit aujourd'hui. C'est elle qui connaît les exceptions, et c'est elle qui validera que le résultat tient.
Un forfait arrêté après l'analyse
Pas de prix affiché ici : entre une PME avec quinze fournisseurs réguliers et un groupe multi-sociétés qui en compte deux cents, ce n'est pas le même projet.
Ce qui fait varier le devis
- Votre volume mensuel et le nombre de fournisseurs à couvrir
- La diversité de leurs mises en page : des factures régulières se lisent bien plus facilement
- Le mode d'accès à votre Abacus et l'interface d'intégration disponible
- Les cas particuliers : multi-sociétés, multi-devises, TVA ou imputations spécifiques
- Le niveau de contrôle et le traitement des exceptions que vous souhaitez
Comment c’est facturé
Forfait par projet
Chiffré sur votre périmètre
Il inclut dans tous les cas l'analyse, les tests sur vos factures réelles, la documentation et la formation de votre comptabilité. Le délai est annoncé avec le devis. Sans engagement de durée.
Et pour que ça tienne dans la durée
Vos fournisseurs changent de mise en page, Abacus est mis à jour, vos volumes bougent. AlpenFlow Care (dès 190 CHF/mois) surveille les exécutions, applique les correctifs et fait les petites évolutions. Optionnel, mais recommandé.
Voir l'offre AlpenFlow complèteQuestions fréquentes sur l'automatisation des factures Abacus
Vous ne trouvez pas votre réponse ?
Posez-nous votre question01 Est-ce que ça fonctionne avec notre version d'Abacus ?
C'est la première chose qu'on vérifie, avant tout chiffrage. Le mode d'intégration dépend de votre installation : version, modules comptables activés, et surtout mode d'accès (serveur interne, hébergement chez un partenaire Abacus, ou Abacus cloud). Selon les cas, on passe par les interfaces d'import prévues par Abacus, par les connecteurs de votre installation, ou par un dépôt de fichiers structurés. Si votre configuration ne permet pas une intégration propre, on vous le dit avant de commencer plutôt que de forcer un montage fragile.
02 Est-ce que la facture est comptabilisée automatiquement ?
Non, et c'est volontaire. L'automatisation prépare la pièce : champs renseignés, lignes reprises, PDF rattaché. Elle s'arrête là. La validation et la comptabilisation restent des gestes humains, dans Abacus, avec vos droits et vos contrôles habituels. Une PME qui laisserait une machine comptabiliser seule perdrait exactement ce qui fait la valeur d'une comptabilité : quelqu'un qui a regardé.
03 Que se passe-t-il si la lecture se trompe ?
Deux cas. Soit le système hésite, et il le dit : la facture part dans une file à traiter avec le motif du doute (fournisseur inconnu, montant incohérent, doublon probable), et personne ne perd de temps à chercher pourquoi. Soit il se trompe sans hésiter, et c'est le contrôle humain sur le brouillon qui rattrape, exactement comme aujourd'hui sur une saisie manuelle. Pendant les premières semaines, on suit les écarts pour ajuster les règles sur vos fournisseurs réels.
04 Combien de temps ça fait vraiment gagner ?
La démonstration ci-dessus utilise des durées illustratives, pas une mesure. Le gain réel dépend de trois choses : votre volume mensuel, la régularité de vos fournisseurs, et le temps que prend aujourd'hui une saisie chez vous. C'est pour ça qu'on commence par chronométrer votre processus actuel sur un échantillon de vos factures. Si le calcul ne justifie pas le projet, on vous le dit : automatiser trente factures par mois n'a pas le même sens qu'en automatiser trois cents.
05 Combien ça coûte ?
Il n'y a pas de prix affiché sur cette page, et c'est volontaire : ce type de projet fait intervenir trop de variables pour qu'un montant de départ veuille dire quelque chose. Une PME avec quinze fournisseurs réguliers et un Abacus accessible n'est pas dans le même ordre de grandeur qu'un groupe multi-sociétés avec deux cents fournisseurs aux formats tous différents. Le chiffrage se fait après l'analyse : on regarde vos factures réelles et votre installation, puis on annonce un forfait fixe, analyse, tests, documentation et formation incluses. Le montant est arrêté avant qu'on démarre, et si le projet ne se justifie pas chez vous, on vous le dit à ce moment-là.
06 Et si nos factures arrivent encore en papier ?
Elles passent par votre scanner comme aujourd'hui, et le traitement démarre au dépôt du fichier. La qualité du scan compte : un document net se lit bien mieux qu'une photo prise de travers. C'est un des points qu'on regarde sur vos factures réelles pendant l'analyse.
07 Qui s'en occupe une fois que c'est livré ?
La chaîne vous appartient et elle est documentée. Vos fournisseurs changent de mise en page, Abacus est mis à jour, vos volumes évoluent : AlpenFlow Care (dès 190 CHF/mois) surveille les exécutions, applique les correctifs et fait les petites évolutions, avec un rapport mensuel. Ce n'est pas obligatoire, mais sur une chaîne qui touche à la comptabilité, c'est ce qu'on recommande.
Premier pas
Faire évaluer vos factures fournisseurs
Un entretien d'une heure suffit pour vérifier que votre Abacus s'y prête et pour chiffrer le gain sur vos volumes réels. Rien ne vous engage.
David Cunha
Fondateur et directeur technique
Chavannes-près-Renens